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Para algunos contratistas el cobro a una institución pública puede volverse un largo y tortuoso camino. ¿Hasta qué punto la propia empresa tiene parte de la responsabilidad por no estar al tanto de las reglas, la costumbre y la idiosincrasia de la institución?

  • Seguimiento como herramienta

¿Qué es lo más básico que cualquier persona hace cuando le deben dinero? Seguimiento. Más que legal es un  tema de sana administración porque, seamos francos, hay deudores que postergan sus pagos si el acreedor no “está encima”. Damas y caballeros: ¡Algunas instituciones públicas no son diferentes! Dependiendo de cuál sea así debería ser la intensidad del seguimiento.

Maneje el artículo 34 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.  Como la redacción es larga, vamos por partes.

El primer párrafo dice:

“La Administración , indicará en su cartel el plazo máximo para pagar, el cual en ningún caso podrá ser superior a treinta días naturales, salvo en el caso de la Administración Central , que dispondrá de un máximo de cuarenta y cinco días naturales. En el caso de proveedores de Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) registrados en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esa condición según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley N ° 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo máximo de 30 días para pagar.”

Entonces tenemos dos plazos dependiendo de quién pague y también de quién cobre.  Empecemos por el segundo: si la empresa que cobra es una PYME el pago es en 30 días naturales, sin embargo tiene que estar inscrita como tal ante el MEIC.

Desde el punto de vista del deudor, si son instituciones autónomas (ICE, CCSS, Universidades, ARESEP por ejemplo) y municipalidades el plazo es de 30 días naturales. Si es  Administración Central, (los tres Poderes, la Contraloría, el Tribunal Supremo de Elecciones, el Registro Civil, la Tesorería Nacional y el Consejo Superior de Educación) el plazo es de 45 días naturales.

Hay una “cascarita de banano”. Para que el plazo empiece a correr primero la institución debe emitir el visto bueno. Dice el segundo párrafo del artículo 34:

“(…) El plazo indicado en el párrafo anterior, correrá a partir de la presentación de la factura, previa verificación del cumplimiento a satisfacción, de conformidad con lo indicado en el contrato. Una vez transcurrido ese plazo, la Administración , se constituirá en mora automática y el interesado podrá reclamar el pago de intereses sobre el monto adeudado en colones, los cuales serán cancelados aplicando el interés según la tasa básica pasiva del Banco Central a seis meses plazo.”

¿Cuántos casos hay en donde el visto bueno no pareciera estar listo nunca? Entendamos también que el funcionario público tiene a su cargo numerosas tareas y los trámites internos son engorrosos también para ellos (no con esto quiero justificar la negligencia que es inaceptable).

Es aquí en donde las aclaraciones al cartel se vuelven más estratégicas que nunca.  Entre las aclaraciones “estándar” está el preguntar cuánto tarda la institución en dar ese visto bueno. Recuerden que lo que la institución aclara se vuelve regla del cartel, por lo tanto, una obligación durante la ejecución.

Luego del visto bueno hay que volver al seguimiento.  No esperar a que pasen los meses; al menos un correo y/o llamada de seguimiento una vez por semana o cada quince días.  Documente el seguimiento y asegúrese que no le hizo falta nada que frene el proceso.

Si a pesar del seguimiento no hay respuesta sugiero que intervenga el abogado interno o externo de la empresa. El mensaje que se envía es  “ya escalé este tema al área legal porque no hay respeto a los plazos”.  A los colegas les recomiendo hacer la gestión de cobro no necesariamente con miras a una demanda.

Si no hay respuesta entonces escale el caso al superior. Todo funcionario en la Administración Pública tiene un jefe que debe de velar que sus subalternos cumplan con la normativa. Así se mantiene bajo control el riesgo de litigio en contra de la institución y los funcionarios.

  • ¿Intereses moratorios?

Estos NO se pagan de oficio, hay que presentar el reclamo correspondiente y prescriben al año. Sigue el artículo 34 diciendo:

“(…) El reconocimiento de intereses se hará, previo reclamo del interesado, mediante resolución administrativa, que será emitida dentro de un plazo de dos meses posteriores a la solicitud. En las contrataciones de obra pública, en que se efectúen pagos por avance de obra, podrá hacerse reconocimientos de intereses por los atrasos en el pago durante el transcurso de la ejecución. Posteriormente, si se estableciera que el retardo es imputable a algún funcionario, la Administración deberá iniciar las gestiones cobratorias respectivas, con respeto del debido proceso.

Para operaciones en dólares de los Estados Unidos de América los intereses serán cancelados aplicando la tasa de interés internacional referenciado por el Banco Central de Costa Rica (prime rate).

El reclamo de los intereses moratorios prescribirá en un plazo de un año, según las disposiciones contempladas en el Código de Comercio.”

Si el plazo venció hay dos opciones:

  • Presentar el reclamo antes del pago: en cuyo caso hay que pedir los intereses a partir del día siguiente al vencimiento hasta la fecha de presentación del reclamo procurando incluir la leyenda: “se solicita el pago de la suma indicada más los intereses que se generen hasta su efectivo pago.”
  • Presentar el reclamo luego del pago: en este caso es más fácil determinar la suma porque ya tenemos un punto de partida y final. Tenga la precaución de que no esperar tanto al punto que los intereses prescriban.

Hay instituciones que se les ocurre pedir la factura por cobro de intereses antes de que estos hayan sido aprobados por resolución. Aparte que no es procedente, usted no sabe si le van a aprobar la suma y. emitida la factura va a tener que IVA en caso que la institución no está exenta.

¿Cuánto pierde por intereses no cobrados y por pagos atrasados? Si no lo sabe repase sus procesos internos porque está perdiendo dinero.

Recomendación final: pregunte en cada institución cómo son los trámites internos de las facturas, cada institución tiene sus particularidades.

Les adjunto el enlace donde pueden encontrar las tazas definidas por el Banco Central de Costa Rica que son la base para los cálculos de los intereses moratorios:

  • Deuda en colones:
  • Deuda en dólares:

Gracias y hasta la siguiente entrega.

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