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¿Le es familiar?: El Ministerio “X” publica una licitación muy atractiva. Usted como empresario, está muy seguro de ganarla porque su producto y precio son bastante competitivos. Durante 2 semanas su equipo trabaja arduamente en armar la oferta; un día antes suben la oferta al sistema sin ningún problema.

Días más tarde, llegan varios subsanes y quien maneja el SICOP, presenta en tiempo y forma la documentación. Finalmente recibe la noticia que la adjudican el contrato y, como es previsible, viene la etapa de impugnación y esta vez es ante la Contraloría General de la República.

Luego de varios días recibe la notificación para que conteste la audiencia inicial y nota que entre los argumentos que el competidor que apeló está que su empresa no cuenta con una patente municipal que lo habilite para vender el producto o el servicio objeto de la contratación. Usted le delega el tema a la persona encargada de operar el SICOP quien prepara la respuesta y la sube al sistema; ¡no puede fallar porque cargó sin problemas la oferta en el sistema, y manejó muy bien los subsanes! Pasan los días y no se sabe nada.

Cuando decide revisar, en el SICOP aparece el contrato readjudicado al que apeló.  La Contraloría anuló la adjudicación a su favor porque el certificado de su patente municipal sólo consigna que la actividad comercial es “oficinas administrativas”; para cerrar con broche de oro le hace ver que no contestó en la audiencia inicial. (luego se da cuenta que la respuesta la enviaron al SICOP)

El resultado lógico es la frustración de haber perdido un contrato que tenía prácticamente en la bolsa.

Este es uno de los muchos casos en donde una empresa deja escapar un negocio porque conciben la contratación administrativa como llenar formularios y subir anexos. Solo se ocupa una persona que sepa manejar el sistema.  ¿Es eso realmente?

PREGUNTA: ¿de qué vale tener un experto en subir documentos al sistema, si el contenido no cumple con el cartel?

Claro que es importante que las personas encargadas de las ventas a las instituciones públicas sepan manejar el sistema de compras públicas, pero aún más importante es que el contenido de la oferta sea de calidad.

En el caso que les expuse hay 2 errores importantes:

  • Confiarse que la documentación está correcta. Tomemos como ejemplo la patente municipal. Aunque el cartel no lo pida, todo oferente debe contar con una patente municipal porque así lo dispone el artículo 88 del Código Municipal. La Contraloría señaló que la actividad comercial consignado en la patente, debe coincidir el bien o servicio que usted está ofertando, y estar vigente por lo menos al momento de la apertura de las ofertas.

 

“(…) se tiene que la licencia municipal es otorgada para ejercer una actividad lucrativa en concreto, la cual debe coincidir con el giro comercial de la empresa en cuestión, es decir, si una empresa se dedica a las labores de construcción, en sana teoría su licencia municipal debería establecer como “actividad” la de la construcción.   (…) en el presente caso, aún con el recurso de apelación, no se logra tampoco acreditar que a pesar de que la licencia comercial con la que cuenta la empresa Araica, S.A. refiere a “oficinas administrativas”, que la actividad efectivamente corresponde con la de una empresa constructora, siendo que como se señaló supra, para ello, debió haber aportado un documento emitido por la propia Municipalidad de Montes de Oca por medio del cual se hiciera constar que dicha licencia municipal se ha ejercido para la actividad de la construcción al menos desde la fecha de la apertura” (Resolución R-DCA-00609-2021. La pueden ubicar en este enlace: https://cgrfiles.cgr.go.cr/publico/docs_cgr/2021/SIGYD_D/SIGYD_D_2021009099.pdf. )

Recomendación: Revise su patente municipal y de ser necesario, realice los trámites correspondientes ante el municipio Para hacer las correcciones necesarias.

  • Asumir que quien maneja el sistema también comprende la normativa y los pequeños grandes detalles: Las dos habilidades son deseables pero no siempre coinciden en la misma persona. Por eso cuando defina y asigne roles dentro de la organización, tenga claro cuáles son las capacidades de la persona y al alcance de sus conocimientos. No olvide que la contratación administrativa es una actividad interdisciplinaria.

 

En este caso, si la persona fue contratada solo para la labor mecánica de subir los documentos al sistema, asegúrese que la organización cuenta con personas que conocen de la normativa y detalles asociados a la contratación administrativa.  Por ejemplo ningún trámite durante la fase de impugnación ante la Contraloría general de la República se hace por SICOP.

Ahora sí, ¿qué es contratación administrativa? Es una actividad comercial que requiere visión estratégica, inteligencia de negocios, contar con el personal calificado, ir un paso adelante y sobre todo entender la regulación.  Si no entiende la normativa que regula las compras del Estado, es como que usted comienza a jugar póker sin siquiera conocer las cartas.

Hasta la siguiente entrega.

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